AI-offertes maken vanuit e-mails met Exact Online
Ontdek hoe Offer Assistant het proces van offerte maken automatiseert. Van binnenkomende e-mail tot goedgekeurde offerte in Exact Online, zonder handmatig overtypen.
Het probleem
B2B-bedrijven ontvangen dagelijks tientallen offerteaanvragen via e-mail. Het handmatig verwerken hiervan kost gemiddeld 45 minuten per offerte: e-mail lezen, producten opzoeken, prijzen berekenen, offerte opmaken, en gegevens invoeren in de boekhouding.
Dit leidt tot lange doorlooptijden, menselijke fouten, en inconsistente offertes. Bovendien schaalt dit proces niet: meer aanvragen betekent meer personeel of langere wachttijden voor klanten.
De workflow: stap voor stap
1. E-mail binnenkomst
Een potentiële klant stuurt een e-mail naar je verkooppostbus met een offerteverzoek. Dit kan variëren van een simpele vraag om prijzen tot een gedetailleerde specificatie met meerdere producten en wensen.
- Automatische detectie van offerteaanvragen
- Ondersteuning voor bijlagen en specificaties
- Werkt met alle gangbare e-mailproviders
2. AI-analyse en productherkenning
Onze AI analyseert de e-mail en herkent automatisch welke producten of diensten worden gevraagd. Het AI platform koppelt deze aan je producten of diensten (Ook uit ERP systemen bijv. Exact Online) en bepaalt de juiste prijzen en voorwaarden.
- Natural Language Processing voor Nederlandse teksten
- Automatische matching met productcatalogus
- Herkenning van aantallen en specificaties
3. Offerte generatie
Op basis van de analyse wordt een professionele offerte gegenereerd, met je eigen logo. De offerte bevat alle relevante informatie: producten, prijzen, levertijden en voorwaarden.
- Offertes met je eigen logo
- Automatische berekening van kortingen
- Consistente opmaak en taalgebruik
4. Review en verzending
Je ontvangt de concept-offerte ter goedkeuring. Na eventuele aanpassingen wordt de offerte automatisch aangemaakt in Exact Online en kan direct worden verstuurd naar de klant.
- Menselijke controle voor verzending
- Directe synchronisatie met Exact Online
- Tracking van verzonden offertes
Concrete voordelen
Ervaar het zelf
Plan een persoonlijke demo en ontdek hoe Offer Assistant jouw specifieke offerteworkflow kan automatiseren.