AI-offertes maken vanuit e-mails met Exact Online
Ontdek hoe Offer Assistant het proces van offerte maken automatiseert. Van binnenkomende e-mail tot goedgekeurde offerte in Exact Online, zonder handmatig overtypen.
Het probleem
B2B-bedrijven ontvangen dagelijks tientallen offerteaanvragen via e-mail. Het handmatig verwerken hiervan kost gemiddeld 45 minuten per offerte: e-mail lezen, producten opzoeken, prijzen berekenen, offerte opmaken, en gegevens invoeren in de boekhouding.
Dit leidt tot lange doorlooptijden, menselijke fouten, en inconsistente offertes. Bovendien schaalt dit proces niet: meer aanvragen betekent meer personeel of langere wachttijden voor klanten.
De workflow: stap voor stap
1. E-mail binnenkomst
Een potentiële klant stuurt een e-mail naar je verkooppostbus met een offerteverzoek. Dit kan variëren van een simpele vraag om prijzen tot een gedetailleerde specificatie met meerdere producten en wensen.
- Automatische detectie van offerteaanvragen
- Ondersteuning voor bijlagen en specificaties
- Werkt met alle gangbare e-mailproviders
2. AI-analyse en productherkenning
Onze AI analyseert de e-mail en herkent automatisch welke producten of diensten worden gevraagd. De AI koppelt deze aan je productcatalogus in Exact Online en bepaalt de juiste prijzen en voorwaarden.
- Natural Language Processing voor Nederlandse teksten
- Automatische matching met productcatalogus
- Herkenning van aantallen en specificaties
3. Offerte generatie
Op basis van de analyse wordt een professionele offerte gegenereerd in jouw huisstijl. De offerte bevat alle relevante informatie: producten, prijzen, levertijden en voorwaarden.
- Offertes in je eigen huisstijl
- Automatische berekening van kortingen
- Consistente opmaak en taalgebruik
4. Review en verzending
Je ontvangt de concept-offerte ter goedkeuring. Na eventuele aanpassingen wordt de offerte automatisch aangemaakt in Exact Online en kan direct worden verstuurd naar de klant.
- Menselijke controle voor verzending
- Directe synchronisatie met Exact Online
- Tracking van verzonden offertes
Concrete voordelen
Ervaar het zelf
Plan een persoonlijke demo en ontdek hoe Offer Assistant jouw specifieke offerteworkflow kan automatiseren.